Secretaresse VVH

Veiligheid, Vergunningen en Handhaving

Schaal 6

€3.524

28 - 36 uur

Sluit op

25-04-2025

Solliciteer direct

Word jij de steun en toeverlaat van onze afdeling Veiligheid, Vergunningen en Handhaving? Ben jij een klantgerichte secretaresse? Houd je van werken in een dynamisch team waar geen dag hetzelfde is? Weet jij de rust te bewaren als het hectisch wordt en tegelijkertijd professionele ondersteuning te bieden? Dan is deze afwisselende en uitdagende functie echt iets voor jou! Grijp deze kans en solliciteer!

Dit is wat we je bieden

Jouw uitdaging

Samen met je collega-secretariaatsmedewerker ben jij de drijvende kracht achter het secretariaat van de afdeling Veiligheid, Vergunningen en Handhaving. Dankzij jouw ondersteuning loopt de afdeling op rolletjes en draag je bij aan een veilig en leefbaar Zoetermeer. Daarnaast ben je een belangrijke schakel in het versterken van de positieve en collegiale sfeer!

Als secretariaatsmedewerker heb je een breed takenpakket:

• Beheren van de agenda’s van de managers binnen de afdeling en het maken van afspraken.
• Secretariële ondersteuning bij vergaderingen: opstellen van de agenda, verzamelen van stukken, verzenden van uitnodigingen, notuleren en bewaken van actiepunten.
• Coördineren en bewaken van bestuurlijke stukken en ambtelijke adviezen.
• Registreren, coördineren en bewaken van ziekmeldingen, klachten, facturen en andere logistieke zaken.
• Opvangen en afhandelen van meldingen en verzoeken via telefoon, mail of post.
• Uitvoeren van administratieve taken zoals correspondentie en het beheren van het zaaksysteem.
• Ondersteunen van communicatie binnen de afdeling, zoals het opstellen van de nieuwsbrief en organiseren van bijeenkomsten.
• Assisteren bij diverse veiligheidsprojecten en bijdragen aan een succesvolle afronding.

Dit zijn wij

De afdeling Veiligheid, Vergunningen en Handhaving bestaat uit twee teams: Vergunningen, Toezicht en Handhaving en Openbare Orde en Veiligheid. Binnen deze afdeling heerst een fijne, collegiale sfeer. We werken met korte lijnen en helpen elkaar graag om samen het beste resultaat te behalen.

Dit ben jij

Jij bent sociaal, digitaal vaardig en voelt je als een vis in het water in een dynamische werkomgeving. Je vindt het leuk om je collega’s te ondersteunen bij de overstap naar digitaal samenwerken en bent bekend met MS Teams en Office-pakketten. Daarnaast werk je nauwkeurig en streef je naar het beste resultaat.

Verder herken je jezelf in de volgende eigenschappen:

• Je kunt hybride werken en schakelt moeiteloos tussen verschillende taken;
• Je bent alert op je omgeving, signaleert knelpunten en handelt integer en transparant;
• Je hebt een open houding, legt makkelijk contact en draagt bij aan een goede samenwerking;
• In hectische situaties blijf jij rustig en zet je je improvisatietalent in;
• Je hebt gevoel voor humor en houdt van een goede grap op z’n tijd!

Dit neem je mee

• Je beschikt over minimaal mbo niveau 4 werk- en denkniveau en hebt een afgeronde opleiding op het gebied van secretariële dienstverlening;
• Bij voorkeur ervaring binnen een gemeentelijke organisatie;
• Ervaring met genoemde werkzaamheden;
• Stressbestendig en vermogen om te improviseren en te relativeren;
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden;
• Uitstekende sociale vaardigheden.